Digitalización de Documentos

En T-Organiza estamos especializados en ayudar a organizaciones y empresas a transformar sus documentos físicos en formato digital. Este proceso permite que los documentos en papel se conviertan en archivos electrónicos accesibles y fáciles de gestionar. A continuación, describiremos las principales actividades que realizamos dentro de la digitalización de documentos:

1. Escaneo de Documentos: a través de equipos de escaneo de alta calidad realizamos la conversión de documentos físicos, como facturas, formularios, contratos, … u otros archivos en imágenes digitales.

2. Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR): Una vez escaneados, se puede utilizar tecnología OCR para convertir las imágenes en texto digital editable. Esto facilita la búsqueda y edición de la información en los documentos digitalizados.

3. Indexación y Organización: Después de la digitalización, se puede indexar y etiquetar los documentos para una fácil clasificación y recuperación. Esto implica asignar etiquetas y metadatos a cada documento para facilitar su búsqueda por palabras clave o categorías.

4. Almacenamiento y Gestión de Documentos: en T-Organiza proporcionamos soluciones de almacenamiento seguro para los documentos digitalizados. Esto puede incluir almacenamiento en la nube, sistemas de gestión de documentos (DMS) o incluso en servidores locales.

5. Destrucción Segura de Documentos: Una vez que los documentos se han digitalizado y almacenado de manera segura, la empresa puede ofrecer servicios de destrucción segura de los documentos físicos. Esto garantiza que la información confidencial no caiga en manos equivocadas.

6. Automatización de Procesos: Al digitalizar documentos, desde T-Organiza podemos ayudar a automatizar procesos de negocio al extraer datos relevantes de los documentos, como fechas, totales o números de identificación, para su posterior integración en sistemas empresariales.

7. Acceso y Distribución: Una vez que los documentos están digitalizados y organizados, se puede proporcionar acceso seguro y restringido a los archivos a través de plataformas en línea, lo que permite a los usuarios autorizados acceder a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento.

8. Consultoría y Asesoramiento: Además de los servicios de digitalización, desde T-Organiza ofrecemos asesoramiento y consultoría para optimizar los flujos de trabajo, implementar sistemas de gestión de documentos y asegurar de que los procesos cumplan con los estándares de cumplimiento y seguridad.

Desde T-Organiza a través de los servicios de digitalización de documentos ofrecemos una solución integral para ayudar a las organizaciones a migrar de los documentos en papel a un entorno digital más eficiente, seguro y accesible. Al hacerlo, se mejora la productividad, se reduce el uso de papel y se facilita la gestión y recuperación de información, lo que contribuye a un entorno de trabajo más eficiente y sostenible.